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Vertriebsplanung, Forecast

  Der Vertriebsplan oder Forecast ist Teil der Unternehmensplanung und wird im Vertrieb für die Planung der Vertriebsziele verwendet.  

Forecast (=Prognose) deshalb, da aus vergangenheitsbezogenen Daten die voraussichtlichen Entwicklungen abgeleitet werden. Dies kann pro Kunde, nach Vertriebsgebieten nach Produktgruppen oder pro Vertriebsmitarbeiter erfolgen.

Diese Prognose wird dann auf unterschiedlichste Art und Weise dargestellt, wie z.B. erwartetes Umsatzplus pro Vertriebler, Erlössteigerung pro Produktgruppe, geplante Umsatzsteigerung gesamt und prozentual im Vergleich zu Vormonat oder vorherigem Quartal, etc.

Nehmen Sie den Forecast, den Vertriebsplan ernst


Der Spruch: "Es gibt die Lüge, die gemeine Lüge und den Forecast" stammt noch aus Zeiten, als die Vertriebsplanung nicht ernst genommen wurde.


Alljährlich versuchen Sie möglichst genau, mit Ihren Planzahlen in die Zukunft zu blicken und Ihrem Unternehmen eine Produktions- und Umsatzplanung zu ermöglichen. Hierzu setzen Sie moderne, computergestützte Werkzeuge wie Ihr CRM-System ein. Das Sammeln möglichst großer Datenmengen in diesem System ist jedoch noch keine Garantie für ein zuverlässiges Ergebnis.

Der realistische Forecast


Selbstverständlich ist, dass alle Vertriebsbeauftragte das CRM System mit realistischen Informationen füttern. Und selbstverständlich sollten die Schnittstelle zum ERP-System (Unternehmenssoftware) und zur Produktionsplanungs-Software weitere Daten liefern. Von hier aus fließen Umsatztendenzen, Reklamationsquote, Zahlungsmoral ebenso in die Betrachtungen mit ein wie Veränderungen im vom Kunden abgenommenen Produktspektrum.
Aus eigener Erfahrung weiß ich, dass bei regelmäßig kaufenden Kunden so eine Planungssicherheit von +/- 5% möglich ist. Dies ist zur stabilen Auslastung der Produktionskapazität allerdings auch erforderlich.
Bei diesen Kunden wird für jeden ein Realistischer Forecast geschätzt und beispielsweise im Jahresendgespräch mit jedem einzelnen Kunden abgestimmt. Auch der Kunde muss diesen Forecast für realisierbar halten – und noch besser sich dazu verpflichten.


Besserer Forecast und Vertriebsplanung im Projektgeschäft


Die erreichten Umsätze weichen im Projektgeschäft oft jedoch deutlich von den Vorhersagen, den Zielvereinbarungen ab.
Weichen Sie nach unten ab, gefährdet dies die Umsatz- und Ertragsentwicklung. Kommen mehr Aufträge herein als geplant bedeutet dies zumindest Überstunden (hoffentlich in der Kalkulation berücksichtigt) oder auch längere Lieferzeiten was zum Unmut der Kunden führen kann.
Ein guter Forecast ist eine Hilfe zur Kurskorrektur, wie ein Kompass.

Abweichungen vom Vertriebsplan schnell erkennen

 

Mit Hilfe der Vertriebsplanung wissen Sie nicht nur, zu welchem Umsatzziel Sie wollen, Sie entdecken auch schnell, wann Sie vom Kurs abweichen. Wenn Sie Ihr Jahresziel durch die Anzahl der Arbeitstage dividieren, wissen Sie genau, wie viel täglich an Umsatz hereinkommen muss. Für jede Abweichung nach unten müssen Sie sich sofort überlegen, wie Sie die Differenz wieder wettmachen können. Sollten sich Abweichungen nach unten kumulieren ist dies nur durch Sonderaktionen, große Neukunden oder ähnliches wieder aufzuholen.
Die Umsätze, die Sie im Forecast prognostizieren, entstehen durch Recherche beim Kunden, durch realistische Einschätzung Ihrer Chancen und Risiken und dem entsprechenden Eintrag im System. Die sich dann realisierenden Umsätze entstehen ebenfalls durch systematische Vertriebsarbeit beim Kunden. Deshalb gehört der Vertriebsmitarbeiter mit möglichst hoher Besuchsfrequenz raus zum Kunden und nicht an einen Planungsbildschirm. Die Pflege eines CRM-Systems sollte daher möglichst einfach ach mit einem mobilen PC funktionieren
Im Projektgeschäft funktioniert die Navigation nicht ganz so einfach. Da Aufträge weder ganz regelmäßig, noch kontinuierlich kommen gleich die Navigation einem Segeltörn gegen hohe Wellen. Die Auftrags- und Umsatzentwicklung gleicht eher einer Achterbahn.
Selbstverständlich ist es auch hier wichtig, dass Sie langfristig „auf Kurs“ bleiben. Im Projektgeschäft ist es besonders wichtig, dass Sie zu sich ehrlich sind und Projekte deren Auftragswahrscheinlichkeit Sie selbst mit weniger als 50% einschätzen aus der Planung herausnehmen. Bleiben Sie bei diesen Projekten nur dann am Ball, wenn andere Projekte mit höherer Wahrscheinlichkeit nicht darunter leiden. Bedenken Sie: Je eher Sie sicher sind, dass Sie bei einem Projekt NICHT zum Zug kommen, desto eher können Sie sich auf andere Kunden und neue Projekte konzentrieren. Wenn Sie nicht an den Auftrag glauben, wie wollen Sie dann den Kunden dazu bewegen daran zu glauben und mit Ihnen zusammen zu arbeiten?
Wenn nicht genügend realistisch einzuplanende Projekte vorhanden sind, so muss der Forecast dies auch widerspiegeln, sonst taugt er nicht als Kontrollinstrument. Sie müssen bei solchen Problemen rechtzeitig auf die „Jagd“ nach Ersatzprojekten, u.U. auch kleinerer Art und mit weniger Ertragsaussicht gehen. Zumindest dann, wenn von Ihren Aufträgen die Beschäftigung der Mitarbeiter im unternehmen abhängt.



Ähnlich der Seekarte beim Segeltörn verwenden Sie eine Systematik um zu erkennen
• mit wem der Verantwortlichen oder der Entscheider hatten Sie
   bisher noch nicht genügend Kontakt?
• wo im Vertriebskreislauf befindet sich das Projekt?
• was wurde bereits erreicht?
• was muss noch von wem getan werden?
• Welches sind die positiven Aspekte?
• Wo könnten noch Hürden sein?
Spätestens vor dem nächsten Vertriebsmeeting sollten Sie die Einschätzung Ihrer Projekte auch im CRM-System aktualisieren um eventuell mit Vorgesetzten und Kollegen zusätzliche Maßnahmen besprechen. Schließlich geht es darum den Forecast mindestens zu erreichen.

Um eine einheitliche Sprache zu sprechen ist ein standardisiertes Bewertungssystem mit eindeutigen, klaren Regeln für die Qualifikation von Projekten für die Wahrscheinlichkeits-Bewertung unverzichtbare Voraussetzung. Auf Managementebene können nur dann die Einzelforecasts der Vertriebsbeauftragten sinnvoll zur Gesamtplanung zusammengefasst werden um die Erreichung des Gesamtforecasts plausibel bewerten zu können.
Ihnen, dem Vertriebsmitarbeiter hilft die aktive, systematische Arbeit an den Projekten, die Abschlusswahrscheinlichkeit zu erhöhen und damit auch die Genauigkeit der Vorhersage zu steigern.
Wichtig ist, dass Sie auch bereits während laufender Projekte weiter akquirieren bzw. die Projekt-Pipeline füllen. Andernfalls fallen Sie nach erfolgreichem Projekt in ein „Auftrags-Loch“. Nur ein regelmäßiger Nachschub neuer, erfolgversprechender und lukrativer Projekte erzeugt langfristigen Erfolg.
 

Realistischer statt optimistischer Forecast

Verabschieden Sie sich davon, neue Projekte zu optimistisch zu beurteilen, bevor nicht eine gewisse Realisierungswahrscheinlichkeit eingetreten ist. Blähen Sie Ihren Forecast nicht mit Visionen auf und freuen Sie sich lieber dann, wenn eine eher unwahrscheinliche Vision Realität wird.
Fühlen Sie zu Ihrer Sicherheit, um mögliche Chancen nicht zu versäumen auch bei den unwahrscheinlichen Projekten immer wieder den Puls, ob sich mehr ergibt, aber legen Sie Ihren Fokus auf die Möglichkeiten die Ihnen den meisten Erfolg versprechen.
Die Vertriebsplanung oder Forecast ist Teil des Businessplans.

Siehe auch Nielsengebiet und Zielvereinbarung

 

Hier geht es zum entsprechenden Seminar/Workshop von Karlheinz Pflug

 

 

©  Kh.Pflug (Verkaufstrainer, Berater, Coach, Fachbuchautor, Hochschuldozent)

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