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Wie tickt der Einkauf? Wie denkt der Einkauf?

Selbstverständlich gibt es nicht „den Einkauf“, Einkäufer sind vermutlich ebenso unterschiedlich wie Verkäufer. Aber es finden sich sehr oft gleiche Ansätze und Denkweisen, welche durch den Job begründet sind. Dass der Gewinn im Einkauf liegt, diese alte Kaufmannsweisheit gilt noch immer. Heute werden nicht einmal in kleinen Unternehmen Preiserhöhungen von Lieferanten als unveränderbar hingenommen. Für Kunden lohnt es sich immer, mit wichtigen Lieferanten über Preise und Konditionen zu verhandeln. Verhandlungen  Der Einkauf ist Teil des Buying-Centers, doch sein Einfluss auf Kaufentscheidungen ist begrenezt.

Die grundsätzlichen Aufgaben des Einkaufs ist es, die Versorgung mit benötigten Gütern und Leistungen sicherzustellen in einer definierten Mindestqualität zu einem möglichst günstigen Preis. Des Weiteren sind auf jeden Fall Preiserhöhungen von Lieferanten zu unterbinden und nach Möglichkeit eine stetige Preissenkung zu erwirken. Wundern Sie sich nicht, wenn Sie auf eine Preiserhöhung ein Schreiben mit etwa folgenden Inhalt bekommen: Dass sich die Umsatzzahlen und die Geschäftstätigkeit mit ihm gut entwickeln und man sich freut, weiter mit ihm zusammenzuarbeiten. Im nächsten Absatz lesen Sie, dass der Einkauf auf Grund des anhaltenden Preisdrucks Ihrer eigenen Kunden leider gezwungen sehe, diesen Druck (ganz oder teilweise) auf Sie, den Lieferanten weiterzugeben. Er fordert Sie auf, die Beschaffungspreise z. B. um 3 oder 4 % zu einem bestimmten Termin zu senken. Mit diesem Vorgehen will der Einkäufer Ihnen den Wind aus den Segeln nehmen und demonstrieren, dass er zumindest keine Preiserhöhung akzeptiert. Sie sehen, der Umgang mit dem Einkauf erinnert sehr oft an Spiele und Rituale.

Der Einkauf kümmert sich insbesondere um Einkaufsteile, die einen besonderen Wert haben. Hierzu führt er eine ABC-Analyse durch, um eine Gewichtung der Beschaffungsgüter zu erhalten. Meistens gilt, dass nur wenige Materialien, etwa 10 % aller Teile rund 70 bis 80 % des gesamten jährlichen Einkaufswerts ausmachen. Insbesondere bei diesen Teilen lohnt es sich, um Preise und Konditionen zu verhandeln. Dies geschieht sowohl mit den / dem aktuellen Lieferanten als auch mit möglich weiteren Anbietern. Wenn ein Unternehmen bei einem Anbieter mehrere Produkte / Leistungen bezieht wird meistens nicht über jedes einzeln, sondern über das gesamte Einkaufsvolumen verhandelt. Zuweilen gibt es auch Einkaufskooperationen mit anderen Unternehmen.

Umgang mit professionellen Einkäufern

Operativer Einkauf

Der operative Einkauf beinhaltet die klassischen Funktionen des Einkaufs im Tagesgeschäft wie routinierte Bestellvorgänge, Prüfung und Vergleich von Angeboten, Retouren und Reklamationen, Terminverfolgung, Verwaltung von Preisen und Konditionen. Im Grunde alles, was notwendig ist, die Materialverfügbarkeit sicherzustellen. Oftmals obliegt dem operativen Einkauf auch die Betreuung kleiner und weniger wichtiger Kunden und Gestaltung und Abschluss von Verträgen mit diesen Lieferanten. Die Bezeichnung „operativ“ werden Sie auf einer Visitenkarte kaum finden. Meist ist der Einkauf gehalten mindestens drei Angebot zu einer Anfrage einzuholen. Zuweilen sind es aber auch deutlich mehr.

Strategischer Einkauf

Der strategische Einkauf beschäftigt sich mit Entscheidungen, die über das Tagesgeschäft hinausgehen und legt die Grundrichtung der Beschaffungsaktivitäten fest wie Lieferantenauswahl, Warengruppen, und Unterstützung der Geschäftsleitung oder anderer Abteilungen bei Entscheidungen wie „Make or Buy“. Der Strategische Einkauf beschäftigt sich auch mit Maßnahmen zur Prozessverbesserung in der wertschöpfungskette. Er betrachtet alle im Einkaufsprozess und darüber hinaus anfallende Kosten und hat daher immer ein offenes Ohr für Betrachtungsweise der Gesamtkosten = Total Cost of Ownership (TCO)

Projekteinkauf

Er ist oftmals angelehnt an den strategischen Einkauf oder gehört organisatorisch dazu, ist jedoch speziell für alle Beschaffungsmaßnahmen innerhalb eines spezifischen Projektes zuständig. Er betreut dies im Rahmen des Einkaufs von der Startphase bis zur Serienreife bei der Entstehung z.B. einer neuen Maschine. Ein Projekt kann aber auch der Bau eines neuen Werkes sein.

Zentraleinkauf

Aufgrund der Daumenregel, dass eine Verdopplung des Einkaufsvolumens eine 10-prozentige Reduzierung der Materialkosten mit sich bringen kann, werden Abnahmemengen in großen Unternehmen oder Konzernen zusammengefasst und zentral bestellt. So soll der bestmögliche Preis erzielt werden, die Anzahl der Lieferanten wird reduziert und damit Beschaffungskosten gespart und es wird verhindert, dass einzelne Abteilungen zu unterschiedlichen Preisen und Konditionen beschaffen. Der strategische Einkauf legt fest, welche Produkte und Leistungen einzelne Werke noch selbständig beschaffen dürfen. Durch den zentralen Einkauf sind auch innerhalb der Einkaufsabteilung Spezialisierungen in fachlicher, technischer und sprachlicher / kultureller Hinsicht beim Kauf im Ausland sowie Marktkenntnis sinnvoll.

Lead Buyer

Von Zentralbereich Materialwirtschaft wird es jedoch auch unterstützt, wenn z.B. in einem Werk, das für spezielle Materialen, beispielsweise Kunststoffgranulat der Einkauf nicht über die Zentrale erfolgt sondern für alle Werke eben in dem Werk das den eindeutig höchsten Bedarf und damit meist auch die Fachspezialisten mit Marktkenntnis hat. Diese “Lead-Buyer“ haben meist Abschlusskompetenz für das gesamte Gemeinschaftsmaterial und treten für diese Produktgruppe als Repräsentant für das gesamte Unternehmen in Erscheinung.

Dies ist ein Ausschnitt aus dem Buch "Praxishandbuch Vertrieb Business to Business"


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