Tourenplanung, Besuchsplanung im Aussendienst
 

Optimale Tourenplanung verringert die Kosten und steigert die Effektivität im Außendienst. Besondere Schlüsselfunktionen kommen der ‚Clusterung’ und dem ‚Routing’ zu. Die Clusterung gibt an, welche Besuche zu einer Tour zusammengefasst werden, und das Routing definiert, in welcher Reihenfolge die Kunden / Interessenten innerhalb einer Tour besucht werden. Zielsetzung einer Tourenplanung ist z. B. die Minimierung der zurückgelegten Strecke, der Einsatzzeit oder einer komplexeren Kostenfunktion.
Berücksichtigen Sie dabei auch Strecken mit häufigen Staus oder anderer Unwägbarkeiten damit sie auf jeden Fall rechtzeitig (10 Minuten vorher) am Zielort sind.
 

Wie viele Kunden Sie pro Tag besuchen hängt stark von der Branche ab. Im Vertrieb von Anzeigenwerbung, bei der die Vertriebsmitarbeiter Laden für laden, Praxis für Praxis ohne Voranmeldung besuchen kann man von 15 bis zu 25 Besuchen pro Tag rechnen, wobei ein besuch in diesem fall kaum mehr als ein Hineinschnuppern ist um zu klären, ob grundsätzlicher bedarf vesteht. 

Im Pharmabereich, beim Besuch von Ärzten geht man von 10-15 Besuchen im Stadtbereich und 5-10 Besuchen auf dem Lande aus. Hier dauert ein Besuch kaum länger als 15 Minuten.

Die Besuchsplanung beim Verkauf von Investitionsgütern und Industrieprodukten

gestaltet sich ganz anders. Besuche werden typischerweise vorher vereinbart. Bei Großunternehmen muss man dann ca. 30 Minuten vor dem eigentlichen Termin bereits beim Pförtner sein, da die Prozedur dort und die Wege auf dem Gelände schon mal 15-20 Minuten in Anspruch nehmen können.

Der eigentliche Termin dauert dann eine bis mehrere Stunden, je nach Thema, Komplexität und Anzahl der im Unternehmen involvierten Gesprächspartner.  Entsprechend großzügig sollte die Uhrzeit für den nächsten Termin gelegt werden. Kundenbesuche um 11 Uhr können bedeuten, dass Sie Ihren Gesprächspartner in die Kantine begleiten, wenn Sie ihn nicht zum Essen einladen dürfen. (optimal für intensive und persönlichere Gespräche)

Ich habe auch schon Kundenbesuche durchgeführt, die den ganzen Tag dauerten - bei entsprechendem Projekt eben. Auch beim Kennenlernen von von Neukunden, wenn möglichst alle Mitglieder des Buying Centers besucht werden müssen, kann dies mehr als einen Tag in Anspruch nehmen.

3 (max. 4) Termine pro Tag sind so möglich, da Sie sich auch bei den folgenden Besuchen voll auf die Inhalte und die Menschen konzentrieren müssen und so gilt im technischen Vertrieb als Kennzahl 40 Besuche pro Monat. Etwas "Leerlauf" benötigen sie für Notfalltermine (z.B. bei Reklamationen) und für Vor- bzw. Nachbereitung. Meist sind Außendienstler 4 Tage je Woche unterwegs. Bis auf seltene Ausnahmen liegen die  Uhrzeiten für die Besuchsplanung zwischen 8 und 17 Uhr. Den wichtigsten Kundenbesuch sollten sie zu der Uhrzeit einplanen zu der Sie persönlich am fittesten sind!

Nach dem Besuch sollten Sie den Besuchsbericht, den Sie möglicherweise bereits beim Kunden begonnen haben im Auto vervollständigen.

A-Kunden sollte man 4-8 mal, B-Kunden 1-3 mal pro Jahr besuchen um genügend Zeit für die Neukundengewinnung zu haben.