Vertriebslexikon Verkaufslexikon

Karlheinz Pflug Dipl. Wirtsch.-Ing. Verhandlungen im Verkauf, Vertrieb, Marketing, Projektmanagement

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Vertriebswissen findet man im Vertriebslexikon-Verkaufslexikon

Bid-Manager, Proposal-Manager, Angebotsmanager

Diese Bezeichnungen auch B&P (Bid and Proposal) Manager beschreiben die Person/en, welche Angebote (zumeist für Projekte ausarbeiten, erstellen und dem Kundenkreis (Buying Center) präsentieren. es sind „Projektmanager in der Angebotsphase“.

Die genaue Rolle ist je nach Unternehmen unterschiedlich.

Diese Mitarbeiter sind verantwortlich für die Erstellung des Angebots, Ermittlung der Kosten und der technischen Präsentation beim Kunden. Dabei sind sie Teil des Vertriebsteams, welches aus Technischem Vertrieb (verantwortlich für Kundenbeziehung, Preisstrategie, Budgetphase etc.), den Entwicklern, Technologen (kümmern sich um Garantien, Prozessdefinition, etc.) und den genannten Bid-Managern , also Sales Project Managern besteht.
Bei in der Regel komplexeren Ausschreibungen ist der Aufwand für die Koordination bei Angebotsteams mit manchmal 2-stelligen Personenzahlen sehr hoch.
Grundsätzlich lohnt der Blick durch die Kundenbrille. Einfaches Fragenstellen bring oft einen großes Verständnis. Andererseits, versteht der Kunde eigentlich noch, was wir da anbieten? Was hat der Kunde davon? (Nutzenargumentation) Bieten wir wohlmöglich eine Lösung für ein Problem an, was der Kunde gar nicht hat?

Gerade im Vertriebs-Bereich gibt es oft die Tendenz, ein Angebot mehr nach innen zu verhandeln (z.B. gegenüber Vorstand, beteiligter Abteilungen), während der Kundennutzen in den Hintergrund gerät.

Letztendlich muss der Bid-Manager ein hohes Maß an technischem Verständnis haben und gleichzeitig das Auftreten beim Kunden beherrschen, die Kommunikation mit dem Kunden bei der Angebots- und Produktpräsentation, sowohl auch mit Kritik / anderen Meinungen umgehen können. Leider oft vernachlässigt aber bedeutend ist auch die Gestaltung des Angebots und die Wirkung des Management Summarys.

Der Bid Manager muss auch an die potenzielle Realisierung denken, er ist die Vorstufe für den Realisierungs-Projektmanager. Wenn das Angebot zum Zuge kommt, ist das nur dann auch wirklich ein Erfolg fürs Unternehmen, wenn es anschließend umgesetzt werden kann - und zwar möglichst ohne Mehraufwand.

Die Grundlage dafür muß im Angebot gelegt werden: Risk Management, Beschreibung des Claim-Managements, klare Formulierungen, eindeutige kommerzielle Rahmen etc.
Ein ständig reger Austausch mit den Projektmanagern ist wünschenswert, da sie da, was angeboten wird in Realisierung "ausbaden" werden.

Aufgaben des Bid-Managers,

Beispiele entnommen aus Stellenbeschreibungen

Koordination der Akquise von komplexen Großprojekten (Large Scale Projects - LSP), dazu gehört:

Verantwortung und Steuerung des Prozesses der Angebotserstellung von der Ausschreibung bis zum Vertragsabschluss; Projektvolumina von mind. 10 Mio., in der Regel deutlich darüber
Einführung und Weiterentwicklung der Bid Management Prozesse und -Strukturen
Sicherstellung der Qualität von Ausschreibungsunterlagen
Verantwortlich für die termingerechte Realisierung von Meilensteinen in umfangreichen, komplexen Solutions & Services Projekten
Koordination des Akquisitionsteams bestehend aus Vertrieb, den Bereichen Solutions & Services, Maintenance Management (PMM), der eingebundenen Business Units sowie unterstützenden Funktionen wie Finanzen, Rechtsabteilung oder des internationalen Integrated Solutions Centers
Standardisierung der Prozesse für LSP Ausschreibungen
Sichtung und Analyse komplexer Ausschreibungsunterlagen, sowie Einbindung der notwendigen Fachfunktionen zur Bewertung von LSP Ausschreibungen
Identifikation der erforderlichen Ressourcen und Zusammenstellung des LSP Bid Teams
Unterstützung des Vertriebes bei der Erstellung der Angebotsstrategie
Abbildung des Lösungskonzeptes in der Business Case- bzw. Kostenkalkulation
Koordination aller am Ausschreibungsprozess beteiligten Abteilungen und Partner
Verantwortlich für die interne Kommunikation im Zusammenhang mit der LSP Ausschreibung
Organisation der geforderten Zulassungsdokumente
Konsolidierung von Teilergebnissen und Zusammenstellen der finalen Angebotsdokumente
Analyse der Risiken und Abgleich mit Konzernvorgaben sowie verfahrensrechtlichen Rahmenbedingungen
Planung, Überwachung und Steuerung der Ausschreibungskosten
Ggf. Teilnahme an Verhandlungsrunden mit dem Kunden
Koordination der Lieferanten (intern und extern) sowie aller anderen eingebundenen Abteilungen
Sicherstellen der Angebotseinholung für Lieferungen und Leistungen (in Abstimmung mit dem Einkauf, ggf. mit den Business Units, PMM und Q&R)
Übergabe an das Projektimplementierungsteam nach Vertragsabschluss

Ihre Aufgaben: (Weiteres Beispiel, leicht modifiziert)

Unterstützung der OE Sales & Systems-Abteilungen bei Angeboten oder der Verhandlung von spezifischen Regelungen mit Fahrzeugbauern
Koordination/Unterstützung der lokalen Vertriebseinheiten bei Angeboten an Fahrzeugbauer/Operator innerhalb von Großprojekten und Long Term Service Agreements, Terms & Conditions sowie Lastenheft-Kommentierungen, Life Cycle Cost Support und Prüfung
Unterstützung der lokalen Vertriebseinheiten bei komplexen oder strategischen Serviceangeboten
Beratung bei der Anpassung von Lebenszyklus-Kosten in OE-Angeboten an lokale Anforderungen
Koordination des Produkt-Anteils bei länderübergreifenden Serviceangeboten
Vertragskommentierung von ausgewählten OE- Verträgen zur Wahrung der Interessen
Weiterentwicklung von internen Vorgaben zu Schlüsselthemen, wie Life Cost-Zusagen, Dokumentation, Preisbindung, Obsoleszenz, basierend auf Marktbedürfnissen und den strategischen Zielen des Unternehmens

Autor:

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