Management Summary fürs Angebot

_

Mit einem Management Summary erhöhen Sie die Auftragswahrscheinlichkeit - also die Wahrscheinlichkeit einen Auftrag zu erhalten.

Wenn Ihr Angebot insgesamt nur 3 Seiten beinhaltet, benötigen Sie keine Zusammenfassung. Doch wenn es ein Dutzend Seiten übersteigt, halte ich es für fraglich, ob ein Nicht-Fachmann das Angebot vollständig ließt, geschweige denn, dass er es versteht. Ich kenne Angebote von bis zu 1000 Seiten Umfang, dann dürfen es auch mehr als zwei Seiten Summary fürs Management sein. Diese Angebote werden von mehreren / einigen Personen jeweils partiell begutachtet.
Das Management Summary ist für jeden, der sich mit diesem Angebot befass aber insbesondere für Entscheider, ein überzeugender und wertvoller Bestandteil jedes Angebots. Nur wenige Unternehmen kennen und nutzen diese Chance.
Der Begriff "Summary" = "Zusammenfassung" ist jedoch irreführend. Denn es geht nicht darum, das gesamte Angebot in 200 Worten zu erklären; also nicht darum, das Angebot, buchstäblich von der ersten bis zur letzten Seite zusammenzufassen.

Der Zweck des Management-Summary ist, Ihre Lösung für das Problem des Kunden zu verkaufen. Sie sollte überzeugend sein und skizzieren, warum der Kunde Ihr Unternehmen wählen sollte.
Daher muss sie spezifisch, kundenbezogen sein und sich auf die Ergebnisse konzentrieren, auf das, was der Kunde durch Sie erreichen kann.

Die Zusammenfassung muss plausibel und verbindlich sein und sich auf die Vorteile Ihres Unternehmens / Produkts / Dienstes konzentrieren, anstatt detailliert Funktionen zu beschreiben oder Preise und Konditionen darzustellen. Dies geschieht im Hauptteil Ihres Angebots.

Die Summary muss die Aufmerksamkeit des Lesers wecken um sein Interesse zu bekommen. Die Management Summary hilft dem Kunden schnell zu entscheiden, ob er den Rest des Angebots lesen, an andere Entscheidungsträger weitergeben oder in den Papierkorb werfen wird.

Also machen Sie das Beste daraus!

Hier sind die Komponenten, die jede ausführliche Angebots-Zusammenfassung haben sollte:

1. Aufmerksamkeit wecken

Sie brauchen einen Einleitung, die überzeugend ist. Sie müssen die Aufmerksamkeit des Lesers sofort bekommen. Dies geschieht, indem Sie über Ihn schreiben (sprechen), nicht über Ihre Firma oder Ihre Produkte / Leistungen. Konzentrieren Sie sich auf das Thema und das Ergebnis, und zwar direkt, prägnant und eindrucksvoll.

2. Wir haben verstanden

Bevor ein Kunde Ihre Firma beauftragen wird, will er wissen, ob er verstanden wurde. Dabei geht es zuerst einmal nicht um Details. Sie können kein Problem lösen, das Sie nicht verstehen. Sie müssen Sie zeige, dass Sie die Aufgabenstellung und die wichtigsten Anliegen des Kunden analysiert haben.
Sie zeigen das Ergebnis Ihrer Kunden-Anamnese und könnten durch einen kurzen Hinweis auf vergangene Erfahrungen mit einer ähnlichen Situation hinweisen.
Sie sollten auch darüber reden, wie der Kunde von der Lösung des Problems profitieren wird - was sich ändern wird, die positiven Ergebnisse, die Resultate, einen Ausblick in die Zukunft. Was wird leichter, einfacher, zuverlässiger, flexibler sein, mit Sicherheit. Also Nutzenargumentation.

Auch hier liegt der Fokus auf dem Kunden bzw. der Herausforderung, nicht auf Ihnen und Ihrem Unternehmen.

3. Die Lösung

Jetzt sind Sie im Rampenlicht. Hier sprechen Sie über die brillante Lösung, die Sie vorschlagen und warum es funktioniert. Aber denken Sie daran, das ist nur ein Überblick. Der Kunde kann alle köstlichen Details in dem Hauptteil des Angebots lesen, so halten Sie es auf hohem, allgemeinem Niveau, aber immer noch genug Details, um ihn zu überzeugen. Sie haben etwas Besonderes und gut Durchdachtes für ihn.

Dieser Abschnitt sollte dem Kunden ein Gefühl der Erleichterung vermitteln und ihn vom Ergebnis begeistern.

4. Der Beweis, wie wir es schaffen

Es ist Zeit, Ihre Kompetenz zu zeigen. Sprechen Sie darüber, warum Ihr Unternehmen, Ihr Team oder Ihr Produkt nicht nur bereit ist, diese Herausforderung anzunehmen, sondern auch, warum Sie dafür qualifiziert sind.

Vielleicht ist dies Ihr Nischenmarkt und Sie haben viel Erfahrung, die anderen Firmen bei einer ähnlichen Aufgabe half, vielleicht ist es eine besondere Fähigkeit, die Ihr Team besitzt, Ihre Forschung, Ihren Algorithmus, Ihren Projektmanagementprozess oder vielleicht haben Sie 17 Oscars gewonnen oder haben 15 Patente.

Sprechen Sie darüber, warum Sie dies zu einem erfolgreichen Projekt machen und Ergebnisse liefern können, aber halten Sie es kurz.

5. Der Aufruf zum Handeln: "Lass es uns tun"

Denken Sie daran, dass es der Zweck der Summary ist, zu verkaufen. Es ist Zeit, den Kunden in einer Entscheidung für Sie zu bestärken.

Geben Sie den Kunden das Gefühl, dass er keine andere Chance für Glück hat, als Sie zu engagieren, weil X und Y, was Sie von der Konkurrenz unterscheidet die Lösung ist, welche seine Träume wahr werden lässt.

Sprechen Sie darüber, warum Sie mit ihnen arbeiten wollen (nicht zu viel Schmeichelei) und darüber, wie Sie zusammen als Partner erfolgreich sein werden.

- Fassen Sie sich kurz
Versuchen Sie normalerweise, es auf eine Seite zu begrenzen, zwei wenn es ein größeres Angebot ist.

- Verwenden Sie keinen Jargon

Diese Regel gilt für alles, also auch für das ausführliche Angebot. Fach-Jargon und Buchstaben-Kürzel können wie ein Vorhang sein, nicht zu durchschauen, unverständlich. Verwenden Sie nicht übermäßig technische Sprache. Es sei denn, Sie sind absolut sicher, dass die einzige Person, welche die Zusammenfassung lesen wird, ein Ingenieur oder ein Entwickler oder jemand ist, der genau versteht, was Sie schreiben. Menschen in den oberen Hierarchieebenen sollen die Finanzen genehmigen aber haben oft keine Kenntnis von technischen Details und Begriffen. Wenn Sie nicht verstehen, können Sie nicht zustimmen.
Natürlich müssen Sie in einigen Situationen möglicherweise auf bestimmte Details verweisen, aber denken Sie daran, dass dies eine Seite ist um zu überzeugen - verkaufen Sie die Vorteile, den Nutzen, die schönen Gefühle, Visionen und Emotionen nicht die Features. Packen Sie die technischen Formulierungen in den Hauptteil des Angebots.

- Sprechen Sie nicht über Ihre Firmengeschichte

Die Geschichte Ihres Unternehmens gehört nicht in die Zusammenfassung, und manchmal bin ich nicht einmal sicher, ob sie in einen Angebot gehört. Aber wenn es angemessen und entscheidend ist, legten Sie eine Anlage bei "Über uns" oder so etwas.

- Erwähnen Sie den Firmennamen Ihres Kunden

Die Leute hören gern ihren eigenen Namen und das gilt auch für Unternehmen. Vergewissern Sie sich, dass Sie den vollständigen und richtigen Firmennamen Ihres Kunden ein- bis zweimal auch in der Zusammenfassung verwenden, damit er fühlt, wie Sie sich auf ihn konzentrieren.

- Verwenden Sie eine klare Sprache

Verwenden Sie einfache, kurze Sätze, die klar sind und von jeder Leser-Ebene verstanden werden - vor allem in Englisch, wenn Sie für Leute schreiben, deren erste Sprache nicht Englisch ist. Verwenden Sie positiv formulierte Sätze (keine Verneinungen).

- Korrekturlesen und bearbeiten

Es ist selbstverständlich, dass Sie Tippfehler hassen. Vier Augen sehen mehr als zwei.
Fragen Sie eine/n Nicht-Fachmann oder -Frau, ob er/sie die Zusammenfassung vollständig versteht.

Autor:

©   Kh.Pflug (Verkaufstrainer, Berater, Coach, Fachbuchautor, Hochschuldozent)

.

Teilen / Empfehlen                            

Fachbücher von Kh-Pflug