Selbstmanagement und Selbstorganisation

 

 

1. Zielorientierung
Motivierende Ziele sind der stärkste Antriebsmotor für Erfolge. Sie geben dem Handeln einen Sinn, steuern die Motivation, wecken die innersten Kräfte.
Machen Sie sich selbst auch deutlich, warum Sie dieses Ziel erreichen wollen.

 

2. Effektiv sein

 

Achtung, Effizienz ist nicht Effektivität. (nach Dr. Stehling)

 

  Effizienz  =  Die Dinge richtig tun

 

Effektiv   =   Die richtigen Dinge tun

 

Es ist eine großartige Sache, Dinge perfekt zu erledigen. Doch viel wichtiger für eine Führungskraft ist es, herauszufinden ob es wirklich die richtigen Dinge sind.

Vorsicht vor dem Perfektionismus‑Virus! Dieses Virus lähmt die Kreativität, weil man in der Folge viel zu sehr auf einen bestimmten Arbeitsausschnitt fixiert ist, anstatt das Ganze im Auge zu behalten. Wer durch die Lupe schaut, verliert den Überblick 

 

 

3. Nein sagen können

 

Nicht:

 

•Ich weiß nicht

•Vielleicht

•Ich denk mal darüber nach

 

Sondern:

 

•Dies gehört nicht zu meinen Aufgaben

•Sie können es selbst ebenso gut

•Dafür habe ich leider keine Zeit

 

 

 

 

4.Entscheidungen treffen

•Informationen sammeln

•Entscheidungssysteme nutzen

•Entspannungsphase („darüber schlafen“)
•Entscheidung treffen

•Zur Entscheidung stehen  und alle Konzentration auf die Realisierung

 

 

 

5.Prioritäten setzen

 

Methode 1 – Liste nach Wichtigkeit

 

1. To- Do-Liste für den nächsten Tag erstellen
     mit allem, was am nächsten Tag zu tun ist.

 2.  nach Wichtigkeit sortieren

 3.  An nächsten Tag nach Reihenfolge abarbeiten

 4.  Am Tagesende wie ab Punkt 1. Für alle verbliebenen
     und neu hinzugekommenen Aufgaben 

 

 

Methode 2 „Eisenhower Methode           dringend        (noch)  nicht dringend

wichtig    unwichtig

A  Chefsache, in der Regel nicht deligierbar

 

B  Selbst zu erledigen, sollte eventuell schon vorbereitet werden durch delegieren.

 

C   delegieren oder  wegwerfen   D   wegwerfen  

 

Siehe auch  Pareto-Prinzip  (80 / 20  Regel) 

 

 

 

6. Arbeitszeit einhalten

 

„Arbeit dehnt sich immer so aus,
 dass sie genau die Zeit braucht,
 die man für sie erübrigen kann."

 

·        Planen Sie Ihre Arbeitszeit

 

·        Feste Vorgabe, wie lange etwas
  dauern darf.

 

·        Selbst gesetzte Fristen einhalten

 

·        Keine Arbeit im Kopf oder im Koffer
  mit nach Hause nehmen.

 

7."Leer‑Tischler" sein  

·        entweder sofort bearbeiten

·        oder in eine sinnvolle Ablage Lesen Sie jede E-Mail nur ein mal
  (oder löschen Sie sie schon vorher)

·        Auf den Tisch gehört nur, was zur  Bearbeitung der einen aktuelle
    Aufgabe erforderlich ist.
 

·         Fassen Sie jedes Schriftstück nur ein mal an
schnelles griffbereites Ablagesystem (z.B. Hängeordner für laufende
Aufgaben. Ordner für gelesenes und abgeschlossenes.)

 

 

8. Störungen reduzieren

•PC

•Telefon

•Handy

•E-Mail

•Besucher

 

 

9.Berichtswesen rationalisieren

 

Vermeiden / reduzieren Sie:

•Lange Berichte

•Aktennotizen

•Rund-Mail

•Rund-E-Mails

•Formulare

 

 

10.Delegieren

 

•Schafft mehr Zeit für´s Wesentliche
•Im Team bessere Lösung durch Spezialisten
•Dezentrale Lösung näher am Kunden
•Höhere Verantwortung bringt Motivation

 

Achtung - Niemand wird eine Arbeit genau so durchführen, wie Sie – wichtig ist dass sie im Sinne der Zielerreichung  durchgeführt wird.

 

 

 

11. Fehlermanagement

 

·         Er-folge sind die Folge richtiger Entscheidungen
 

·         Richtige Entscheidungen sind das Ergebnis von   Erfahrung 
 

·        Erfahrung gewinnt man durch falsche Entscheidungen
 

·        Es gibt keinen Misserfolg, denn aus Fehlern lernt  man
 

·        Änderungen kommen durch neue  Entscheidungen
 

·        Die Entdeckung von Fehlern ist ein Fortschritt
 

·        Fehler möglichst früh identifizieren
 

·        Fehler akzeptieren, nicht bestrafen
 

·        Fehlern auf den Grund gehen (Lernen zweiter Ordnung)
 

·        Regelmäßige Analyse (in Meetings),
    was schief gelaufen ist und man hätte besser machen Können.

·        „Benchmarking“ Fehlervermeidung durch Vergleich (mit anderen)

 

 

 

12.Besprechungskultur

 

•So kurz wie möglich (im Stehen ?)

 

•Nur mit Vorbereitung (Besprechungs-Kontrollliste)

 

•Wer macht was bis wann ?

 

 

•Tipp:   Ein Meeting sollte nie mehr kosten,  als die Sache um die es geht.